Top 5 mẫu email trả lời khách hàng 2021 tốt nhất dành cho doanh nghiệp

Một trong những phương thức liên lạc giữa những doanh nghiệp với người sử dụng đó chính là qua email. Trải qua email những doanh nghiệp có thể giải đáp thắc mắc, trả lời các vấn đề của người tiêu dùng mà còn thê hiện được cái nhìn của người sử dụng về doanh nghiệp của mình. E-mail cũng giống như bộ mặt của công ty để nói chuyện, trao đổi tin tức với khách hàng. Vậy nên, nếu việc khả năng viết của bạn kém, văn lủng củng, không tồn tại khả năng thuyết phục người tiêu dùng thì sẽ là một vấn đề lớn vì bạn bao gồm thể sẽ đánh mất các cơ hội làm cho ăn quan liêu trọng. Dưới đây sẽ là một vài những gợi ý về cách viết email trả lời người tiêu dùng thông dụng mà lại bạn có thể tham khảo.

Bạn đang xem: Top 5 mẫu email trả lời khách hàng 2021 tốt nhất dành cho doanh nghiệp

Nội dung thiết yếu

1. Có tác dụng thế nào để có thể viết một thư điện tử trả lời thật siêng nghiệp

2. Bố cục một e-mail chuyên nghiệp

3. Một số mẫu thư điện tử trả lời quý khách hàng thông dụng

3.1 Một email đơn giản để xác nhận mình đã nhận được email

3.2 Mẫu e-mail cảm ơn

3.3 Mẫu email phản hồi về việc yêu thương cầu về tài liệu siêng nghiệp

3.4 Mẫu thư điện tử phản hồi khiếu nại của khách hàng

3.5. Một email phản hồi chuyên nghiệp vào trường hợp email yêu cầu thông tin.

1. Làm cho thế như thế nào để tất cả thể viết một thư điện tử trả lời thật siêng nghiệp

Khi nhận được một thư điện tử từ người tiêu dùng thì đừng nên trả lời vội, hãy dành thời gian suy nghĩ thấu đáo về biện pháp trả lời làm thế nào cho thật lịch sử, thông tin dễ hiểu để khách hàng nhận được một phản hồi tốt nhất. Đương nhiên với những email có tính khẩn cấp thì bạn cũng nên bao gồm những giải pháp trả lời phù hợp thế nào cho kịp.

Trong một e-mail trả lời cũng kị dài mẫu nhiều ý cơ mà hãy đi thẳng vào những ý chính, ngắn gọn, mạch lạc, dễ hiểu. Bạn cũng bắt buộc tránh sử dụng những từ ngữ ko cần thiết, do ngôn ngữ viết bao gồm xu hướng tạo ra nhiều nghĩa hơn là ngôn ngữ nói, như vậy sẽ dễ khiến người sử dụng hiểu lầm về ý của bạn.

Một chiếc e-mail chuyên nghiệp là email được kiểm tra kỹ càng trước lúc gửi đi

2. Bố cục một email chuyên nghiệp

Một email chuyên nghiệp thường có bố cục đầy đủ như sau:

- Cần ghi đầy đủ những thông tin liên lạc cần thiết vào email, đầu email nên có thưa gửi thể hiện sự kính trọng như “Dear”, “Gửi Mr/Ms”.

- Bắt đầu e-mail bằng việc đề cập đến vấn đề đang trao đổi trong thư điện tử trước đó.

- Nếu quý khách có nhiều câu hỏi thì cần trả lời thành nhiều đoạn riêng biệt, mỗi đoạn đề cập đến một câu hỏi. Như vậy, quý khách sẽ dễ dàng hiểu được câu trả lời của bạn.

- Một điều cực kỳ quan trọng là bạn phải chắc chắn rằng không bỏ sót bất cứ thư điện tử nào của khách hàng. Mọi thư điện tử đều cần được phản hồi, có thể chỉ đơn giản là lời xác nhận đã nhận được email, cảm ơn khách hàng hay hẹn thời gian trả lời khách hàng sớm nhất có thể.

- Kết thúc thư điện tử nên có những lời như “Cảm ơn”, “Trân trọng”.

Quản lý người tiêu dùng chuyên nghiệp, chăm sóc hiệu quả với jdomain.vn

3. Một số mẫu thư điện tử trả lời quý khách thông dụng

3.1 Một e-mail đơn giản để xác nhận mình đã nhận được email

“Dear Mrs Huyen,

Cảm ơn bà đã hỏi về phần mềm quản lý bán hàng của doanh nghiệp chúng tôi. Một thành viên trong nhóm sẽ liên lạc với bà vào trong ngày mai cùng giải thích đưa ra tiết về các dịch vụ phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bà.

Một lần nữa, cảm ơn vì yêu cầu của bà.

Xem thêm: Cách Hack Máy Tính Người Khác Qua Mạng Wifi, Cách Xâm Nhập Máy Tính Người Khác Qua Mạng Wifi

Trân trọng,

Mark”

Nên có một chiếc email phản hồi xác nhận nhận được email để người tiêu dùng có thể yên tâm

3.2 Mẫu thư điện tử cảm ơn

Dùng lúc họ vừa mua sắm chọn lựa xong, ngày kỷ niệm của quý khách với doanh nghiệp của bạn.

Gửi ông Johnny Suh,

Cảm ơn ông rất nhiều khi đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm của công ty chúng tôi. Rất vui bởi ông đã gắn bó với chngs tôi vào thời gian vừa qua. Cảm ơn ông vày đã là một quý khách tuyệt vời đến vậy. Mong rằng sau này shop chúng tôi sẽ tiếp tục được đồng hành với ông. Công ty chúng tôi hứa sẽ sở hữu lại những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.

Một lần nữa chân thành cảm ơn.

Trân trọng,

Mark.

Một chiếc e-mail cảm ơn để giữ mối quan liêu hệ với khách hàng

3.3 Mẫu e-mail phản hồi về việc yêu thương cầu về tài liệu siêng nghiệp

“Ông Kinkar thân mến,

Về những đính kèm hẳn nhiên khóa học tiếp thị e-mail mà ông yêu thương cầu, như đã nói bên trên trang web, tôi sẽ tiếp tục gửi những phiên bản cập nhật của khóa học theo thời gian để đảm bảo rằng ông tất cả thể nghiên cứu kỹ chương trình đầu tiên của khóa học. Nó sẽ cung cấp một cơ sở vững chắc với những tin tức có nguồn tin cậy.

Tôi hy vọng chiến dịch e-mail của ông đã có lại kết quả tốt. Hãy cho tôi biết nếu tôi gồm thể góp được ông bằng bất cứ bí quyết nào gồm thể.

Trân trọng,

James Blunt”

3.4 Mẫu e-mail phản hồi khiếu nại của khách hàng hàng

Dear Mr. Anh,

Thực lòng xin lỗi ông vị đã để ông phải dành riêng thời gian với đội Sale của chúng tôi hơn 20 phút. Điều này sẽ ko bao giờ xảy ra nữa, cùng tôi hoàn toàn hiểu được điều đó khiến thất vọng mang đến ông như thế nào.

Chúng tôi đang xử lý những sự cố vào hệ thống với sẽ thông tin cho ông ngay sau thời điểm sự cố được giải quyết. Chúng tôi sẽ cố gắng đảm bảo mang đến mỗi khách hàng đều chấp thuận với doanh nghiệp và cửa hàng chúng tôi xin lỗi về những bất tiện đã gây nên ông. Hãy cho công ty chúng tôi biết nếu ông còn những câu hỏi. ý kiến, băn khoăn hoặc sự vồ cập nào với chúng tôi,

Trân trọng,

Mark.

3.5. Một thư điện tử phản hồi chuyên nghiệp vào trường hợp email yêu cầu thông tin

“Bà Taylor thân mến:

Cảm ơn bà đã hỏi về phần mềm quản lý bán hàng của bọn chúng tôi. Để cđược tư vấn kỹ hơn cửa hàng chúng tôi muốn nhận được thêm những thông tin về nhu cầu sử dụng của bà:

- Bà sử dụng phần mềm ở những loại doanh nghiệp nào? Bà gồm tự làm cho chủ, là quản lý hoặc là chủ một doanh nghiệp không?

- Bà sẽ sử dụng phần mềm bên trên một thiết bị di động hay đồ vật tính? Và máy vi tính của bà là thứ PC hay máy tính xách tay?

- Mục đích sử dụng chính của bà là đam mê thật nhiều khách hàng hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho,… .

Một lần nữa, cảm ơn bà đã quan tâm. Tôi hy vọng bà sẽ tra cứu thấy phần mềm phù hợp nhất đến nhu cầu marketing của mình.

Trân trọng,"

Trên đây là một số mẫu e-mail để trả lời khi quý khách hàng trong các tình huống khác nhau. Mong muốn rằng bài bác viết sẽ hữu ích với bạn.