Cách sử dụng outlook hiệu quả

     

Bài viết này được viết bởi nhóm thành phầm đang tạo ra jdomain.vn Outlook vị nguyên nhân rất tốt rất có thể — khách hàng của công ty chúng tôi sẽ thử dùng. Outlook thi công nhằm lượng béo khán giả với rất nhiều nhu cầu và phong thái thao tác rất có thể thực hiện. Mặc dù không tồn tại "phương pháp đúng đắn", cơ mà có một số biện pháp thao tác trong công tác mà lại công ty chúng tôi biết là sẽ thuận tiện rộng các cách không giống. Chúng tôi hi vọng khi biết những phương pháp thực hành thực tế tốt nhất có thể, các bạn sẽ gồm đề xuất tốt nhất rất có thể lúc sử dụng Outlook.

Bạn đang xem: Cách sử dụng outlook hiệu quả

Hướng dẫn này trình diễn lời khuyên ổn của công ty chúng tôi về cách để cải tiến và phát triển tối đa Outlook. Tuy nhiên, phía trên không phải là chỉ dẫn toàn diện. Một số kịch bạn dạng cốt tử được nói sẽ giúp các bạn tận dụng tối đa về tối đa Outlook nhu yếu thống trị ban bố của mình.

Hướng dẫn này dành cho phần lớn người:

Làm việc cho quý doanh nghiệp lớn có bộ phận CNTT.

Nhận hơn 30 email từng ngày.

Dành nhiều thời quầy hàng ngày cho câu hỏi Outlook gửi cùng nhấn thư cũng như thiết lập cấu hình hoặc tham gia buổi họp.

Bất nhắc thiết lập máy chủ của công ty hoặc đồ sộ tổ chức triển khai của công ty là gì, tài liệu này sẽ có ích cho mình.

Đối với những người quản ngại trị CNTT

Các câu tất cả biệu tượng công ty jdomain.vn Office sống là tham mê chiếu mang đến những sản phẩm Office khác, ví dụ như jdomain.vn OneNote, cùng jdomain.vn SharePoint Server. Các câu đề cập tới Tự Lưu trữ Outlook Tệp Dữ liệu (.pst) rất nhiều được đánh dấu bằng hình tượng thư mục với tệp

*
. Nếu tổ chức của khách hàng ko tiến hành các sản phẩm hoặc hào kiệt này, thì rất có thể bỏ qua những câu này mà ko hình họa hưởng mang đến tài liệu và dòng công việc tổng thể.

Trong bài viết này

Các chính sách cơ bạn dạng nhằm quản lý thời gian tốt

Outlook là 1 hình thức giúp đỡ bạn cai quản thông điệp gmail, lịch, liên hệ với trọng trách của bản thân mình. Như vậy, luật pháp này không chỉ nằm tại chính giữa của Việc liên lạc nhưng cả việc làm chủ thời gian của người sử dụng. Để áp dụng buổi tối nhiều Outlook, công ty chúng tôi khuyến nghị một số trong những phương pháp cơ bản:

Cho phxay một vài tlỗi đi qua. Sử dụng quy tắc để gửi tlỗi nhưng bạn không cần phải đọc ngay vào thư mục của riêng chúng. Chẳng hạn nlỗi thư mục cho dự án công trình hoặc thỏng mục Nhóm Liên hệ. Quý khách hàng không cần thiết phải — và trong ngôi trường vừa lòng số lượng bự rất có thể không có khả năng — hãy đọc toàn bộ thư được gửi cho mình.

Giảm số lượng địa điểm bạn tàng trữ thỏng bằng tay. Giảm lượng các bước tàng trữ nhức đầu bằng cách dựa vào kiếm tìm tìm nhằm xác định vị trí thư.

Xử lý thư của khách hàng bằng cách sử dụng Bốn Ds. khi phát âm thư, hãy đưa ra quyết định coi có nên:

Xóa thư (Delete it).

Thao tác bên trên thư (Do it) (phản hồi hoặc lưu trữ để tmê mệt khảo).

Ủy nhiệm thỏng (Delegate it) (đưa tiếp).

Trì hoãn thư (Defer it) (bằng cách sử dụng thể loại và cờ) để thấy lại lần máy nhị vào danh sách trọng trách của người tiêu dùng.

Giảm danh sách việc phải có tác dụng của công ty thành một danh sách. Dùng một danh sách việc cần làm duy nhất với một lịch tuyệt nhất nhằm cai quản phần đa điều bạn cần làm.

Làm Việc theo lô. Dùng thể nhiều loại sẽ giúp các bạn nhóm các trọng trách tương tự lại với nhau.

Cân nói kỹ Khi giữ hộ tlỗi. Tuân thủ hầu như việc đề xuất cùng không nên làm để viết tlỗi giỏi.

Xem lại lịch cùng trách nhiệm của bạn liên tục.

Ngay cả khi chúng ta ko áp dụng toàn bộ những biện pháp thực hành tốt nhất có thể được mô tả ở chỗ này, bài toán chỉ tiến hành một số cách vẫn sẽ nâng cấp thử khám phá của công ty Outlook.

Đầu Trang

Thiết lập Outlook: Bố trí

Bước thứ nhất vào câu hỏi tiến hành các bí quyết thực hành cực tốt là tùy chỉnh thiết lập hệ thống để về tối ưu hóa giải pháp các bạn thực hiện Outlook. Cách thực hành cực tốt được hiểu cần có:

Để biết cụ thể về phong thái tùy chỉnh cấu hình bố trí được khulặng dùng, hãy coi phần câu hỏi cần giải đáp thường gặp.

Đầu Trang

Thỏng mục

Cách thực hành tốt nhất có thể được hiểu đề xuất có:

Hộp thư cho cho các thỏng cơ mà bạn phải xử lý (giải quyết). Hộp thỏng mang lại của người tiêu dùng giành riêng cho thỏng được gửi trực tiếp nối bạn hoặc bạn cực kỳ cần phải đọc.

Nếu các bạn thừa nhận được nhiều thỏng vốn dịch rời tới lui giữa một vài người sự khác biệt, tuyệt chũm đổi sang dạng coi Hội thoại. Nếu ko, hãy thực hiện phương pháp sắp xếp theo ngày (giải pháp thu xếp khoác định). Sử dụng nguyên tắc định dạng tự động hóa để chuyển tất cả tlỗi gửi cho riêng biệt chúng ta thanh lịch color lam.

Một thỏng mục tsi chiếu đối chọi bên dưới Hộp thư mang đến, đến toàn bộ tư liệu tsay đắm chiếu cơ mà chúng ta cũng có thể muốn tham mê chiếu trở lại sau. Không tất cả văn bản nào được tự động hóa tàng trữ (nghĩa là, với cùng 1 quy tắc) vào thỏng mục này. Đặt tên đến tlỗi mục này là 1-Tham mê khảo. (Việc thêm 1- đang khiến cho mục này biến mục thứ nhất vào Hộp thư cho.) Tlỗi mục này được chế tác dưới Hộp thư đến nhằm bạn có thể thu gọn gàng Hộp thỏng cho và loại bỏ ngoài dạng xem.

Đặt để tlỗi mục này tự động hóa tàng trữ hàng năm.


Lưu ý: Nếu tlỗi mục này trsinh hoạt yêu cầu quá to (10.000 mục trở lên), thì Outlook sẽ trnghỉ ngơi phải chậm trễ lúc gửi sang thư mục này.


Một tlỗi mục cho tlỗi cá nhân, liên quan đến quá trình với riêng tư. Việc có một thỏng mục riêng biệt mang lại đọc tin cá thể và tương quan mang đến công việc sẽ có thể chấp nhận được các bạn tự do tra cứu tìm tlỗi trong những lúc bạn khác đang đứng gần bạn cơ mà chưa hẳn lo ngại về câu hỏi tlỗi mẫn cảm về phương diện cá thể đang xuất hiện thêm. Đặt thương hiệu tlỗi mục này là 2-Cá nhân. Người cai quản có thể bao gồm một thư mục đơn côi đến bình luận về nhân viên cấp dưới của mình tên là 3-Quản lý.

Đặt để những thỏng mục này auto lưu trữ thường niên.

Một tập hòa hợp thư mục cho tlỗi của Nhóm Liên hệ. Không nhất thiết cần phát âm tất cả tlỗi gửi mang lại Nhóm Liên hệ (còn gọi là máy chủ list, danh sách gửi tlỗi hoặc list phân phối). Tập hòa hợp thư mục này là kho tàng trữ mang đến toàn bộ tlỗi của Nhóm Liên hệ mà không tự động hóa được gửi mang đến Hộp tlỗi mang đến của người tiêu dùng. Tạo một thư mục nấc tối đa lẻ tẻ dưới Hộp thư đến của bạn tên là Nhóm Liên hệ, rồi tạo một thư mục bé mang đến mỗi chủ đề của Nhóm Liên hệ. Thông thường, một thư mục đến mỗi Nhóm Liên hệ là đã đủ rồi, tuy thế nếu người dùng đã ở vào một số Nhóm Liên hệ liên quan, hãy chú ý bài toán chuyển toàn thể thư vào cùng một thư mục.

Thu gọn tlỗi mục Nhóm Liên hệ mức cao nhất nhằm các bạn không biến thành xao nthương hiệu bởi những thỏng không đọc vào thỏng mục bên dưới nó.


Lưu ý: Nếu người mua cần phát âm phần đa tlỗi trên một Nhóm Liên hệ, thì chớ tạo thỏng mục đến đội kia. Những thỏng này đề nghị chuyển trực tiếp vào Hộp thư đến của chúng ta.


Đặt nhằm thỏng mục Nhóm Liên hệ của người tiêu dùng tự động tàng trữ mỗi sáu tháng hoặc tiếp tục rộng ví như bọn chúng tất cả tính mẫn cảm theo thời gian — ví dụ, một Nhóm Liên hệ nhằm kiếm tìm chuyến đi chung xe pháo cần được lưu trữ hằng ngày.

Search Folders

Thỏng mục tìm kiếm kiếm có lợi cho câu hỏi tích lũy thông báo từ những thư mục thỏng với RSS khác nhau. Tlỗi mục kiếm tìm tìm có thể đặc sắc hữu ích Khi người tiêu dùng cần thu thập lên tiếng được giữ trong số thư mục khác nhau — chẳng hạn như khi chuẩn bị mang đến cuộc họp hàng quý.

Nếu chúng ta nhận ra trọng lượng to tlỗi (rộng 200 thỏng một ngày), thì thư mục kiếm tìm tìm có thể là một trong cách có lợi để khách hàng phân tích thư trường đoản cú những người gửi khác biệt.

*

Yêu mê say (tùy chọn)

Yêu thích chất nhận được thấy được các tlỗi mục cơ mà sẽ ảnh hưởng chôn sâu trong danh sách thỏng mục tlỗi của công ty nếu không có kĩ năng này.

Yêu thích, một tập hợp con của những thỏng mục thư, mở ra nghỉ ngơi phía trên thuộc của ngnạp năng lượng dẫn phía. Việc sử dụng Yêu thích không hẳn là từng trải nhằm khối hệ thống này hoạt động, nhưng mà nếu người dùng có một màn hình nhỏ, người dùng có thể thu nhỏ cực tiểu Ngăn Dẫn hướng và vẫn lưu trữ thư của chính bản thân mình thành công bằng cách kéo thỏng vào tkhô cứng sẽ thu nhỏ, triển khai tìm kiếm thông thường, rồi dẫn hướng tới Lịch, Liên hệ cùng Nhiệm vụ.

Cách thực hành rất tốt được cho là bắt buộc gồm những thỏng mục sau đây trong Yêu thích của bạn: Hộp tlỗi đến, 1-Tmê man khảo, Các mục Đã gửi cùng Các mục Đã xoá.

Đầu Trang

Quy tắc

Mục đích của vấn đề tổ chức triển khai Outlook các bạn là nhằm sút lượng "thông tin nhiễu" không quan trọng vào Hộp thỏng mang lại của khách hàng và khiến những mục quan trọng đặc biệt nhất sạn bong bóng lên trên mặt cùng. Quy tắc trợ giúp quy trình này bằng cách dịch chuyển thư vào tlỗi mục dựa vào các tiêu chuẩn mà các bạn đặt. Quy tắc vẫn thanh lọc các thỏng gửi vào Hộp tlỗi cho của khách hàng để chỉ chất nhận được các mục rất cần được gọi.

Cách thực hành thực tế tốt nhất có thể biết tới đề nghị gồm những quy tắc tiếp sau đây (cụ thể về phong thái thiết lập cấu hình những phép tắc này bên trong Câu hỏi thường gặp ở cuối tư liệu này):

Trả lời Tự động Di chuyển toàn thể phản hồi về cuộc họp vốn không có nội dung đến Các mục Đã xóa. Bạn có thể coi ai đó đã chấp nhận bằng cách chất vấn tab theo dõi phía bên trong cửa sổ cuộc họp.

Tới: Tôi Mọi thỏng được gửi thẳng mang lại người mua hàng hoặc gồm bạn bên trên dòng Cc sẽ được gửi cho Hộp thư đến với ko được luật lệ không giống cách xử trí, ngay lập tức cả khi thỏng cũng khá được gửi đến một Nhóm Liên hệ.

Yêu cầu họp được Gửi mang đến Hộp tlỗi đến Tất cả trải đời họp, trong cả Khi được gửi trao một Nhóm Liên hệ, đề nghị được gửi mang lại Hộp thư đến.

Trì hoãn Các mục Đã gửi Quy tắc này đang trì hoãn bài toán giữ hộ tlỗi vào một phút hoặc lâu dài hơn. Khi thực hiện phép tắc này, hãy bảo đảm an toàn thỏng của doanh nghiệp đã được gửi đi trước khi chúng ta tắt máy tính xách tay.


Lưu ý:  Đây là luật lệ chỉ phía vật dụng khách; nó sẽ không còn vận động trên Outlook Web App (OWA).


Nhóm Liên hệ Mọi thông điệp tin nhắn được gửi mang lại một Nhóm Liên hệ sẽ được nhờ cất hộ mang đến một tlỗi mục Nhóm Liên hệ — trừ Lúc các trường đoản cú khóa của chính nó hướng dẫn rằng thỏng quan liêu trọng đối với người mua hàng, nhưng mà trong trường hợp kia thỏng sẽ tiến hành gửi mang lại Hộp thỏng đến của người tiêu dùng. Nhiều Nhóm Liên hệ tương tự đồng nhất đề nghị thực hiện cùng một quy tắc cùng được lưu trữ trong và một tlỗi mục. Nếu người mua hàng là thành viên của một Nhóm Liên hệ mà quý khách hàng cần hiểu hồ hết thỏng, thì chớ tạo quy tắc mang đến nhóm kia. Tất cả thư nhưng mà bạn nên gọi đề xuất đi trực tiếp vào Hộp thư mang đến của người tiêu dùng.

Đầu Trang

Tkhô cứng Việc Cần Làm

Tkhô cứng To-Do là pa-nen sinh sống phía mặt bắt buộc của Outlook. Nó hiển thị cho mình một kế hoạch, các cuộc hứa sắp tới với danh sách trách nhiệm thích hợp tốt nhất của bạn, trong các số đó chứa:

Thư bạn phải phản hồi (thư được lắp cờ).

Liên hệ người tiêu dùng cần đọc (liên hệ được đính thêm cờ).

Nhiệm vụ tạo ra thốt nhiên.

Cách thực hành xuất xắc nhất nhằm thiết lập Thanh khô Việc Cần Làm là:

Hiển thị một Bộ điều hướng Ngày mon (được bật theo mặc định).

Hiển thị trọng trách (được bật theo mặc định).

Hiển thị liên hệ mếm mộ.

Cách thu xếp trọng trách mang định là theo Ngày Đến hạn, nhưng lại chúng ta cũng có thể lưu ý đến chuyển đổi biện pháp thu xếp theo Ngày Bắt đầu, tùy thuộc vào Lúc giải pháp chúng ta áp dụng cờ. Nếu người dùng muốn xem nhiệm vụ cơ mà bạn đã gửi lịch sự tuần tới vào Thứ hai, hãy sắp xếp theo Ngày Bắt đầu. Nếu khách hàng muốn coi nhiệm vụ vào ngày đến hạn của chúng, hãy sắp xếp theo Ngày Đến hạn.

Cờ Mặc định

Cách thực hành cực tốt được hiểu nên được đặt cờ Bnóng Nhanh hao của doanh nghiệp thành Hôm nay (khoác định).

Đầu Trang

Thông báo

Nếu các bạn nhấn được rất nhiều tlỗi hoặc dễ dàng bị xao nhãn bởi âm thanh thông báo vốn phát nhằm báo tlỗi cho, chúng tôi khuyên ổn bạn nên tắt những tùy chọn sau đây:

Biểu tượng phong suy bì xuất hiện trên biểu Outlook của tớ trong thanh hao Windows vụ

Con trỏ biến hóa thành phong tị nạnh vào giây lát

Âm thanh khô đi kèm theo với toàn bộ setup phía trên

Để chuyển đổi các thiết đặt này, nên chọn nút Tệp, chọn Tùylựa chọn , rồi lựa chọn Thư.

Bên bên dưới Thỏng đến, hãy xóa lựa chọn tất cả hộp kiểm.

*

Đầu Trang

Thể loại

Các danh mục Outlook có thể chấp nhận được các bạn cai quản các mục theo vô số cách khác biệt. Có cha kiểu dáng thể các loại chính cơ mà công ty chúng tôi khuim buộc phải tạo:

Dự án (có thể khái quát người)

Chủ đề

Vị trí hoặc hoạt động

Thể loại chưa phải là cẩn thận nên của hệ thống này, nhưng mà chúng sẽ giúp số đông bài toán thuận lợi rộng nếu như bạn chú tâm tới sự việc áp dụng chúng. Chẳng hạn, bọn chúng hoàn toàn có thể giúp đỡ bạn tiện lợi rộng khi xác minh điều chúng ta cũng có thể làm tức thì hiện nay cùng giúp bạn nhóm các nhiệm vụ giống như giống hệt nhằm bạn cũng có thể triển khai tất cả nhiệm vụ đồng thời.

Để chế tác thể loại, hãy làm nhỏng sau:

Trong dạng coi ngẫu nhiên, trên tab Trang đầu, trong team Thẻ, lựa chọn Phân loại, rồi chọn Tất cả Thể loại.

Cách thực hành rất tốt được hiểu buộc phải tất cả một thể loại cho:

Mỗi nhân viên dưới quyền và người quản lý của người dùng mang lại các mục mà quý khách hàng muốn xem lại vào buổi họp tới (ví dụ như luôn tiện nhiều loại có tên 1:1 Người quản lí lý).

Mỗi vị trí hoặc loại hoạt động chính mà người dùng thực hiện, để quý khách hàng có thể thực hiện những hành động hàng loạt (một phần hữu ích của việc quản lý nhiệm vụ của bạn), ví dụ:


Trực tuyến
cho các trách nhiệm nhưng mà chúng ta chỉ rất có thể tiến hành trực tuyến hoặc thông qua trình để mắt Web.


Đọc
cho những trách nhiệm chỉ cần đọc — không bắt buộc đánh giá. Thể nhiều loại này hữu ích cho những thỏng hoặc phần đi kèm lâu năm nhưng mà bạn cần gọi nhưng không thể xem tức thì lập tức.


Đang đợi
cho các trọng trách tốt tlỗi cơ mà nhiều người đang đợi phản hồi, dẫu vậy không có hành vi tiếp sau rõ ràng cho chính mình.

*


phía trmong một số thể loại nhất định góp giữ số đông thể các loại này sinh sống bên trên thuộc của danh sách thể một số loại và nhắc các bạn về địa điểm chúng ta nên xuất hiện Lúc triển khai trọng trách này (ví dụ nhỏng

Mỗi chủ đề hoặc dự án đặc biệt quan trọng để bạn cũng có thể thuận lợi tìm thấy thỏng trên một chủ đề nhất mực — nổi tiếng là khi ko có tự nào trong nội dung hoặc nhà đề của tlỗi giúp cho thư xuất hiện thêm vào tìm kiếm.

Các mục đặc biệt quan trọng phải hoàn thành trong từ bây giờ và ko thể gửi sang ngày khác.

quý khách hàng rất có thể vận dụng nhiều thể loại cho 1 mục 1-1 — ngược với câu hỏi tàng trữ, trong các số đó những mục chỉ có thể phía trong một thỏng mục nhất tại một thời điểm. Chẳng hạn, một thỏng đặc trưng nhưng mà bạn có nhu cầu thảo luận với người cai quản của chính mình trước lúc phản hồi rất có thể được phân nhiều loại đối với tất cả thể loại
Email
cùng thể loại 1:1 Người quản ngại lý.

*

Thể các loại Bnóng Nhanh khô của bạn nên là thể loại mà lại chúng ta áp dụng liên tục nhất.

Để đặt thể một số loại Bnóng Nkhô giòn của khách hàng, hãy làm cho nhỏng sau:

Trong dạng coi bất kỳ, trên tab Trang đầu, vào đội Thẻ, lựa chọn Phân loại ,rồi chọn Đặt Bnóng Nhanh.

Nlỗi quý khách hàng sẽ thấy, thể loại giúp làm tuyệt vời tlỗi và nhiệm vụ trong Tkhô hanh Việc Cần Làm của công ty, góp search tìm kết quả rộng với khiến cho bạn chuẩn bị sẵn sàng đến cuộc họp.


Lưu ý: Hãy bình an khi phân loại thư gửi đi — người nhận của người mua có thể nhận thấy thể loại của chúng ta.


Đầu Trang

Các bmong nhanh

*

Bước Nkhô cứng hỗ trợ cho bạn kỹ năng tiến hành những hành vi vào một đợt bnóng. Đây là một luật pháp bổ ích sẽ giúp đỡ chúng ta gia hạn hộp thỏng mang lại gọn gàng và nhìn bao quát vẫn tác dụng hơn lúc áp dụng Outlook. Bất kỳ dịp làm sao bạn nhận thấy mình thực hiện công việc như thể nhau những Outlook, hãy thử tạo một Cách Nkhô nóng.


Cách thực hành cực tốt được hiểu nên bao gồm những Bước Nhanh khô sau đây. Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem Tự động hóa các nhiệm vụ thông thường hoặc lặp lại với Bmong Nhanh:

Bước Nhanh

Hành động diễn ra

Lúc sử dụng

Tđam mê khảo

Đánh dấu thỏng là đã đọc.

Chuyển mang đến thỏng mục 1-Tđam mê khảo của công ty.

Đây là nút tàng trữ cùng với một lần bnóng của người sử dụng.

Cá nhân

Đánh dấu tlỗi là đã gọi.

Chuyển mang đến tlỗi mục 2-Cá nhân của bạn.

Để lưu trữ tlỗi cá nhân.

Xong

Đánh dấu thư là đã hiểu.

Đánh dấu tlỗi là đã xong xuôi.

Chuyển đến thư mục 1-Tmê say khảo của công ty.

Đối với các thỏng tham khảo mà lại các bạn vẫn bình luận hoặc cách xử lý theo cách không giống.

Trì hoãn*

Đánh dấu thỏng là đã gọi.

Gắn cờ mang lại thỏng là một nhiệm vụ vào Hôm nay

Chuyển cho thư mục 1-Tsi khảo của người sử dụng.

Đối cùng với tlỗi mà lại bạn có nhu cầu xử lý sau.

Xem thêm: Hướng Dẫn Hack Del Au Phiên Bản Mới Nhất, Tải Hack Audition

*Bcầu Nkhô hanh Cá nhân và Trì hoãn không phải là các Bmong Nhanh khô khoác định.

Bước Nkhô cứng Tùy chọn

Ngoài những Bước Nkhô giòn liệt kê làm việc bên trên, tùy nằm trong vào quá trình và các hoạt động mặt hàng ngày của bản thân mình, người dùng có thể muốn tạo các một số loại Bước Nhanh sau đây:

Bước Nhanh

Hành động diễn ra

Lúc sử dụng

Phân loại và Di chuyển

Đánh dấu thỏng là đã gọi.

Phân một số loại tlỗi.

Chuyển cho tlỗi mục 1-Tsi mê khảo của khách hàng.

quý khách hàng phân một số loại nhiều thư của bản thân mình trước khi lưu trữ tlỗi để giúp chúng ta kiếm tìm thấy chúng về sau. Tạo một tlỗi mục cho mỗi thể loại nhưng mà chúng ta thường được sử dụng.

Gắn cờ và Di chuyển

Đánh dấu thỏng là đã phát âm.

Gắn cờ đến thư.

Chuyển đến tlỗi mục 1-Tham mê khảo của người tiêu dùng.

Quý khách hàng gắn cờ đầy đủ đồ vật vào các ngày không giống nhau, chẳng hạn như Ngày mai, Tuần Này, v.v. Hãy tạo một ngày cho từng cờ bạn thường được sử dụng.

Gắn cờ, Phân các loại và Di chuyển

Đánh dấu tlỗi là đã gọi.

Gắn cờ đến tlỗi.

Phân nhiều loại thư.

Chuyển mang đến tlỗi mục 1-Tsay đắm khảo của công ty.

Bạn dùng một vài thể loại để giúp mình phát âm ngữ chình ảnh của nhiệm vụ. Ví dụ:
Đọc.

Thông tin mang lại quý khách và Di chuyển

Đánh dấu thỏng là đã phát âm.

Tạo một thư chuyển tiếp dưới dạng thư Thông tin mang lại bạn

Chuyển đến thư mục 1-Tsi mê khảo của bạn.

Quý khách hàng hay chuyến qua gmail cho tín đồ không giống (nội dung bài viết, v.v.)

Ủy nhiệm

Đánh dấu tlỗi là đã phát âm.

Tạo một tlỗi đưa tiếp nối một tín đồ chũm thể

Chuyển đến tlỗi mục 1-Tham mê khảo của người tiêu dùng.

Quý khách hàng dấn thỏng vốn dành cho những người khác.

Nhiệm vụ

Tạo một nhiệm vụ với phần đính kèm

Xóa thư

Bạn cần thêm ngữ chình họa mang đến tlỗi được đính cờ.

Nhóm Liên hệ

Đánh dấu tlỗi là đã gọi.

Chuyển cho tới thư mục Nhóm Liên hệ của bạn (hoặc mang đến một thư mục Nhóm Liên hệ thế thể).

quý khách nhận ra một số trong những thỏng từ các Nhóm Liên hệ trong Hộp thư đến của người mua hàng vì các quy tắc một bí quyết xung quanh ý mong. Ví dụ: quý khách bao gồm một luật lệ nhằm tàng trữ khái quát thư từ tlỗi mục Nhóm Liên hệ vào một thỏng mục, trừ Lúc thỏng có từ thanh ở phần ngẫu nhiên trong câu chữ. thường thì, ai đó sẽ nhờ cất hộ thỏng đến thư mục Nhóm Liên hệ có cất trường đoản cú thanh, tuy thế phía trên không hẳn là vấn đề liên quan mang đến bạn.

Trả lời và Xóa

Mlàm việc hành lang cửa số vấn đáp.

Xóa thư gốc

Bạn thường nhận ra thỏng nkhô nóng nhưng mà bạn cần vấn đáp, dẫu vậy kế tiếp thì chúng ta không phải tlỗi nơi bắt đầu. Ví dụ: "Này, bạn cũng muốn ăn trưa thuộc không?" Phản hồi của bạn: "Chắc chắn!"

Sau khi bạn ban đầu tạo thành Bước Nkhô cứng, người mua hàng sẽ thấy rằng có thể có các cách khác để về tối ưu hóa số lần bấm quan trọng nhằm xong điều nào đó. Bất kỳ lúc nào người dùng dấn thấy mình thực hiện cùng một vấn đề những lần, hãy thử tạo một Bcầu Nhanh hao. Và lúc dự án công trình cố đổi, hãy cập nhật Bước Nkhô cứng của khách hàng để chúng là những điều tuyệt nhất nhưng mà người dùng thực sự có tác dụng.

Đầu Trang

Chinch phục Hộp thư cho của khách hàng cùng với bốn chữ D

Sau Khi thiết lập hệ thống của bản thân, chúng ta sẽ chuẩn bị để ban đầu quản lý thư mang lại. Bằng cách biến hóa Hộp thỏng đến của người dùng thành vị trí trung trung tâm để nhận tlỗi đặc biệt quan trọng, bạn có thể xem qua nó với việc tin tưởng rằng mỗi mục những là điều người tiêu dùng cần cách xử trí.

Đối cùng với mỗi tlỗi trong Hộp thư đến của bạn:

Nếu thỏng ko đặc biệt quan trọng, hãy xóa ngay lập tức (delete it).

Nếu có thể thao tác làm việc trên thư vào một hoặc nhì phút, hãy tiến hành (trả lời, lưu trữ, gọi, v.v.) (bởi it).

Nếu tlỗi không phải dành cho bạn hoặc nếu người dùng có thể, hãy ủy nhiệm (đưa tiếp) thư (delegate it).

Nếu bạn phải thao tác làm việc bên trên tlỗi, tuy vậy mất nhiều rộng hai phút (tất cả đọc), hãy trì hoãn thỏng (defer it).

Nếu bạn phải thư để tham khảo (trong cả khi bạn vẫn quyết định trì hoãn thư), hãy dịch chuyển thư vào thư mục xem thêm của người tiêu dùng. Mục tiêu là bớt chu kỳ các bạn cần coi mỗi thỏng.

Xóa thỏng (Delete it)

Xóa thư mà lại chúng ta ko đề xuất gọi. Nếu chính là thư rác, hãy xoá thỏng.

Nếu chúng ta ko bao giờ mong muốn nhấn tlỗi khác ví như một phần của hội thoại này, hãy bỏ qua thư.

*

Thực hiện: Thực tập hai phút

Thật xứng đáng ngạc nhiên về các điều có thể làm được vào nhị phút ít. lấy ví dụ, hoàn toàn có thể đánh giá những thư trong hai phút trnghỉ ngơi xuống. Nhưng giả dụ một thư cần nhiều rộng nhị phút ít để cách xử trí, hãy trì hoãn thỏng. Để tất cả cảm thấy về khoảng tầm thời gian hai phút ít, hãy thử đo thời hạn mang đến thiết yếu bạn.

Sau khi bạn giải pháp xử lý thư, hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

Xóa thỏng trường hợp tlỗi không nhiều đặc biệt.

Để lưu lại bản ghi về phần lớn điều các bạn đã có tác dụng, nhất là mang đến mục tiêu Để ý đến vào tầm khoảng thời gian đánh giá hàng năm hoặc để sẵn sàng report, hãy sử dụng Cách Nhanh khô Xong, vốn cũng lưu lại thỏng là đang ngừng.

Ủy nhiệm thỏng (Delegate it)

Đôi khi chúng ta nhận thấy tlỗi vốn thiệt ra là dành cho tất cả những người không giống giải pháp xử lý. Trong trường vừa lòng này, hãy trả lời và bao gồm fan cơ mà bạn đang ủy quyền thư trên dòng Tới. Nếu bạn nhận ra mình làm cho vấn đề đó liên tục, hãy cân nhắc Việc chế tác Cách Nkhô giòn nhằm trả lời với thêm bạn ủy nhiệm vào dòng Tới.

Nếu bạn có nhu cầu quan sát và theo dõi sau đó, hãy thêm cờ chính chúng ta vào tlỗi trước khi gửi đi. Trong Thanh khô Việc Cần Làm của bạn, hãy đánh dấu nhiệm vụ với thể nhiều loại
Đang đợi
.

Trì hoãn thư (Defer it)

Khi nào yêu cầu trì hoãn tlỗi

Việc trì hoãn thư tức là bạn sẽ xem xét lại thư sau, lúc có thời gian.

Lý do để trì hoãn thư:

Không thể xử lý tlỗi trong vòng dưới nhị phút ít.

Mất nhiều thời hạn để hiểu tlỗi.

Thư cần có phản hồi được soạn thảo cẩn thận.

Tlỗi cần bao gồm hành động bổ sung vào lịch trình khác (ví dụ như "Cần thêm vào tài liệu ").

Cách trì hoãn thư: Gắn cờ mang đến tlỗi

khi người dùng quyết định rằng mình không có thời gian nhằm xử lý một tlỗi tức thì lập tức, chúng ta cũng có thể lắp cờ mang đến thư:

Nếu bạn cần làm việc bên trên thư vào lúc này, hãy đính thêm cờ Hôm nay (chỉ cần nhấn vào trái vào cờ).

Nếu quý khách hàng có thể trì hoãn lâu hơn, hãy click chuột buộc phải vào thỏng và đính cờ ngày muộn rộng.

Nếu bạn sẽ đề xuất tìm hiểu thêm đến thư nhiều hơn thế một lần cùng bạn có nhu cầu có thể dễ ợt truy nhập lệ tlỗi, hãy kéo thư mang đến nhóm Sau này trong Tkhô cứng Việc Cần Làm. Nếu quý khách hàng không có đội Sau này, hãy đặt cờ Ngày Bắt đầu trên nhiệm vụ thành 100 năm trong tương lai. (Hạn chế sử dụng cờ này để nó ko biến chuyển cờ đa zi năng quá download.)

Nếu các bạn sẽ nên thư sau đây gần, gắn cờ Không có Ngày nhằm thư xuất hiện ngơi nghỉ phía trên cùng của Tkhô nóng Việc Cần Làm. Hạn chế sử dụng team này cùng xóa tiếp tục, vì nó nằm sống bên trên thuộc của danh sách trách nhiệm của người tiêu dùng.

Ngoài vấn đề đính cờ cho thỏng, các bạn gồm thể:

Thêm các thể loại cân xứng.

Chọn Cách Nkhô nóng Tham khảo của bạn để lưu lại thỏng là sẽ đọc, trường hợp thỏng không được lưu lại là đã gọi và tàng trữ tlỗi vào thỏng mục tìm hiểu thêm của công ty (1-Tđam mê khảo).

Nếu bạn thấy rằng mình đang áp dụng thể loại và cờ giống nhau nhiều lần, hãy tạo Bước Nhanh khô mới nhằm gắn thêm cờ, phân nhiều loại cùng tàng trữ.

Sau lúc một mục được đính thêm cờ, mục này sẽ xuất hiện vào Tkhô nóng Việc Cần Làm. Bằng cách gắn cờ mang lại thỏng và lưu trữ thỏng vào thỏng mục tìm hiểu thêm của bản thân, các bạn sẽ xử trí thỏng cùng bây giờ có thể gửi tlỗi thoát khỏi trung bình nhìn. Tuy nhiên, vì nó nằm trong list trọng trách của người sử dụng, bạn có thể chuyển lịch sự tlỗi tiếp theo sau với biết rằng các bạn sẽ quay trở về mục được thêm cờ sau.

Nếu bạn muốn thêm công bố vào mục được gắn thêm cờ

Tgiỏi đổi tên trọng trách bằng cách lựa chọn nhiệm vụ kia trong Thanh To-Do hoặc click chuột yêu cầu vào trọng trách với chọn Đổi thương hiệu Nhiệm vụ. Việc đổi tên nhiệm vụ sẽ không còn biến đổi chủ thể của thư, mà lại khiến cho bạn dễ dàng nắm bắt nhiệm vụ tiếp sau của bản thân là gì.

Tạo một nhiệm vụ với thư sống dạng phần đính kèm.

quý khách cũng rất có thể thêm thể các loại sẽ giúp bản thân coi nhanh hao vị trí của hành động tiếp theo. Việc coi lướt qua Tkhô cứng Việc Cần Làm chứa những trọng trách được phân một số loại đã cho bạn biết điều chúng ta có thể triển khai ngay (
Cuộc họp
).

khi làm sao chúng ta cách xử trí các nhiệm vụ mà lại các bạn đã trì hoãn?

Sau Lúc xử lý tlỗi, chúng ta có thể xử lý list nhiệm vụ của bản thân. Đây là khi bạn trả lời những tlỗi cơ mà bạn vẫn trì hoãn.

Chỉ cần lưu trữ tlỗi

Đôi khi chúng ta nhận được thư mà bạn không cần thiết phải thao tác làm việc, tuy thế là thư mà người dùng có thể cần đến vào một ngày trong tương lai. Một ví dụ xuất xắc là tlỗi đựng chỉ dẫn. Lưu trữ phần đông tlỗi này vào tlỗi mục tìm hiểu thêm của người tiêu dùng (1-Tmê man khảo) bằng cách chọn Bước Nkhô giòn Tsay đắm khảo. Việc thêm thể các loại để giúp đỡ dễ dàng tìm kiếm thư rộng sau này nếu như bạn bắt buộc mang lại (ví dụ như
Dự án
). Thực hiện tại vấn đề này trước khi tàng trữ với Bcầu Nhanh.

Sau khi hoàn tất câu hỏi cách xử lý tlỗi, các bạn sẽ gồm một Hộp thỏng cho nhỏ gọn cùng rất có thể triệu tập vào lịch với trọng trách của doanh nghiệp.

Đầu Trang

Xem lại mặt hàng ngày: Quản lý thời gian với trọng trách của bạn

Cách thực hành thực tế cực tốt biết tới phải dành riêng thời gian vào từng buổi sáng sớm để cai quản list trọng trách với lịch của khách hàng. Điều này bao gồm:

Xem lại các cuộc hẹn và cuộc họp của người mua trong ngày với tuần tới đây.

Xem lại các nhiệm vụ của người mua và thực hiện điều chỉnh.

Thêm cuộc hứa vào định kỳ của khách hàng để dành thời gian hoàn thành công việc.

Từ chối

lúc bạn xem lại định kỳ với danh sách trách nhiệm của chính mình, hãy thực tế về phần nhiều điều chúng ta có thể tiến hành. Đôi khi điều này Có nghĩa là cần khước từ. Dưới đấy là một số trong những cách để rước lại thời gian bằng cách từ bỏ chối:

Từ chối hận cuộc họp mà các bạn không nhất thiết phải tham gia. Vâng, người tiêu dùng có thể làm cho điều này.

Xoá nhiệm vụ mà bạn không cần phải làm hoặc các bạn biết là mình sẽ không còn làm.

Gửi thư nhằm cho tất cả những người không giống hiểu được nhiều người đang xem xét về đánh giá (và bảo đảm đính thêm cờ chủ yếu bạn vào tlỗi lúc gửi). Nên báo cho những người không giống biết rằng bạn sẽ phản hồi vào trong 1 ngày thực tế thì xuất xắc rộng là nhằm người đó nghĩ rằng người mua hàng đã quên yêu mong.

Quản lý lịch

Thực tế là nếu bạn có một ngày đựng đầy cuộc họp, thì người mua đang có ít thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ và viết thỏng, bởi vì vậy hãy di chuyển trọng trách sang trọng ngày khác.

Nếu một trách nhiệm sẽ chiếm thời gian nhiều năm hoặc giả dụ kia là vấn đề bạn phải có tác dụng (ngược với trách nhiệm cơ mà bạn quyết định rằng bản thân ko buộc phải làm), hãy kéo nó từ Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày lên định kỳ nhằm dành thời gian.

Các cách để tạo ra nhiệm vụ

Lúc chúng ta liếc qua lịch cùng nhiệm vụ của bản thân, nặng nề tránh ngoài Việc các bạn sẽ bước đầu nghĩ về về đều điều không giống nhưng mà bản thân cần làm. Dưới đó là một vài phương pháp để chế tác nhiệm vụ vào Outlook:

Gắn cờ đến tlỗi.

Nhập vào hộp Nhập trách nhiệm mới sinh hoạt bên trên thuộc của danh sách nhiệm vụ.

Dùng lối tắt keyboard Ctrl+Shift+K để tạo nhiệm vụ mới.

Nếu khách hàng sẽ lái xe cùng có thể làm điều tiếp sau đây một phương pháp phù hợp pháp và bình yên, hãy dùng chức năng ghi nhớ thoại trên đồ vật di động hoặc điện thoại di động để ghi âm nhiệm vụ của người dùng và phiên âm tiếp nối vào Danh sách Việc Cần Làm.

Nếu ai đang vào buổi họp, hãy ghi chú vào Onecảnh báo. Các mục được gắn thêm cờ vào Onecảnh báo hiện tại trong danh sách Outlook vụ new.

Các cách để làm chủ nhiệm vụ

Dưới đấy là những phương pháp chúng ta cũng có thể giúp bản thân giải pháp xử lý nhiệm vụ:

Thêm nhiệm vụ Khi chúng tạo nên bằng phương pháp nhtràn vào hộp Nhập trọng trách new trong Tkhô cứng To-Do hoặc ở bên trên cùng của list Nhiệm vụ, trong một không gian vào Danh sách Nhiệm vụ Từng Ngày hoặc bằng cách chọn Nhiệm vụ Mới vào ribbon.

Dọn dẹp nhiệm vụ mà khách hàng không cần làm. Danh sách trọng trách là không gian đặc biệt của công ty — chớ nhằm nó lộn xộn, còn nếu không sự có lợi của nó sẽ mất đi. Đối cùng với tlỗi được đính cờ nhưng mà bạn muốn giữ giàng, hãy chọn Loại vứt khỏi Danh sách,nếu như không, chỉ cần Xóa.

Đánh dấu hoàn thành mang lại trách nhiệm đã hoàn thành để loại bỏ chúng khỏi Tkhô cứng Việc Cần Làm.

Giúp trọng trách dễ dàng tiến hành rộng bằng cách đổi chủ đề trách nhiệm của thỏng được gắn cờ. Chẳng hạn, tlỗi được gắn cờ có chiếc chủ thể Không thể biến đổi tứ cách thành viên nhóm qua bàn phím buộc phải được đổi tên thành Trả lời Ryan, vốn là hành động tiếp theo vào nhiệm vụ này. Để chuyển đổi chủ thể trách nhiệm, nên lựa chọn mục vào Tkhô hanh To-Do với nhập chủ thể bắt đầu hoặc nhấp chuột bắt buộc, rồi lựa chọn Đổi thương hiệu Nhiệm vụ. Việc cầm cố đổi chủ đề trách nhiệm ko làm cho đổi khác chủ thể của thư. Chỉ gồm chủ đề nhưng người mua hàng thấy vào danh sách nhiệm vụ sẽ thay đổi.

Sắp xếp lại các nhiệm vụ của người dùng để nhóm những nhiệm vụ tương tự như lại với nhau, ví dụ như những trách nhiệm gồm cùng một thể một số loại. Để di chuyển một trách nhiệm, nên chọn lựa trách nhiệm trong danh sách trách nhiệm và kéo nó. Bằng cách này, chúng ta có thể tiến hành các trách nhiệm giống như cùng mọi người trong nhà.

Kéo trọng trách trong Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày và trong Tkhô hanh Việc Cần Làm mang đến ngày mà lại bạn dự định thực hiện trách nhiệm. Đối cùng với những nhiệm vụ mất nhiều thời gian, hãy kéo nhiệm vụ lên lịch nhằm dành riêng thời gian chấm dứt hầu hết nhiệm vụ này.

Mặc dù bắt buộc giữ ngăn nắp và gọn gàng, tuy nhiên đừng dành nhiều thời gian ưu tiên cùng làm chủ danh sách trách nhiệm của người sử dụng. Quá trình thống trị list trọng trách tránh việc chỉ chiếm trọn cuộc sống của bạn!

Sử dụng định kỳ của bạn: Tạo cuộc hứa hẹn để cai quản thời gian

Ghi nhớ: Luôn có các câu hỏi buộc phải làm cho rộng là thời hạn để làm.

Một phần vào Việc quản lý thời gian hiệu quả là người mua cần thời gian để giải pháp xử lý thư, quản lý cuộc hẹn và nhiệm vụ của bản thân và suy nhĩ về điều các bạn đề xuất có tác dụng.

Bạn có thể lên lịch thời gian này cho chính mình với các cuộc hẹn với buổi họp thường xuyên trên kế hoạch của chúng ta. Nên xem lịch của bạn là kế hoạch thực sự cho thời gian của khách hàng — nếu người dùng đã lên lịch một việc thì đó là điều khách hàng cam kết triển khai vào lúc đó.

Dành thời gian để:

Xử lý thỏng của người mua. Việc dành thời hạn nhằm cách xử trí thỏng đặc biệt quan trọng quan trọng đặc biệt nếu như khách hàng thừa nhận được rất nhiều thỏng. Ngay cả khi người dùng đã cấu hình thiết lập quy tắc để chỉ bao gồm những thư đặc biệt xuất hiện vào Hộp thỏng đến của mình, người dùng vẫn cần thời gian để giải pháp xử lý các thư đó.


Chuyên mục: Domain Hosting